Schule - Dokumente

Übersicht:

SAOS.ch bietet die Möglichkeit, Dokumente, die von mehreren Personen im Team genutzt werden (z.B. Reglemente, Formulare, Merkblätter), zentral abzulegen. Dies macht solche Dokumente jederzeit und überall verfügbar.
Die Struktur dieses Ablagegefässes kann von der AdministratorIn der Schule gemäss den Bedürfnissen des Teams festgelegt werden.

Neues Dokument ablegen (Eintrag erstellen):

Um ein Dokument abzulegen, klicken Sie in der Übersicht auf den Knopf "Neues Dokument". In der nun erscheinenden Maske schreiben Sie ins erste Feld die gewünschte Bezeichnung des Eintrags (z.B. Protokoll Schulkonferenz 26.4.2010). Im nächsten Feld mit der Bezeichnung "Beschreibung" verfassen Sie optional einen kurzen beschreibenden Text zum Inhalt des abzulegenden Dokuments.
Danach bestimmen Sie mittels Dropdown-Liste "Ablegen in Ordner", wo Ihr Eintrag abgelegt werden soll. Die zur Verfügung stehende Struktur kann von der AdministratorIn der Schule verändert und angepasst werden. Dann wählen Sie die gewünschte Sortierung, welche bestimmt, an welcher Stelle (bezüglich Reihenfolge) der Eintrag innerhalb eines bestimmten Ordners angezeigt werden soll. Ein Eintrag mit niedriger Zahl wird weiter oben, einer mit höherer Zahl weiter unten angezeigt.
Zum Schluss fügen Sie dem Eintrag das gewünschte Dokument hinzu. Dazu klicken Sie auf "Durchsuchen...", worauf sich der Dateibrowser öffnet, mit welchem Sie an die Stelle auf Ihrer Festplatte navigieren, wo die entsprechende Datei liegt. Entweder markieren Sie diese und klicken danach auf den Knopf "Öffnen" oder Sie klicken doppelt auf das gewünschte Dokument. Das System hat den Pfad zur entsprechenden Datei nun in das Feld unter "Dokument" geschrieben. Jetzt klicken Sie auf "Speichern" und der Eintrag wird gespeichert.

Dokument ersetzen:

Ein überarbeitetes Dokument kann in einem Eintrag ersetzt werden (z.B. Eintrag "Leitbild", Dokument "Leitbild 2010" ersetzt "Leitbild 2009"), ohne dass man diesen neu erstellen muss. Zu diesem Zweck begibt man sich in den Bearbeitungsbereich eines Eintrags (über den Knopf "Bearbeiten" in der Übersicht), wo das alte Dokument zuerst aus dem Eintrag entfernt werden muss.
Sie klicken auf "Dokument entfernen" und werden dann aufgefordert, den Löschvorgang durch das Drücken des Knopfs "OK" zu bestätigen. Danach klicken Sie auf "Durchsuchen...", worauf sich der Dateibrowser öffnet, mit welchem Sie an die Stelle auf Ihrer Festplatte navigieren, wo die überarbeitete Datei liegt. Diese markieren Sie und klicken auf danach auf "Öffnen" (Alternative: Bild doppelklicken). Das System hat den Pfad zur entsprechenden Datei nun in das Feld unter "Dokument" geschrieben. Jetzt klicken Sie auf "Speichern" und der Eintrag wird gespeichert, ist also nun aktualisiert.

Eintrag löschen:

Wenn Sie einen ganzen Eintrag löschen, also beispielsweise auch die Bezeichnung und den Beschreibungstext löschen wollen, dann klicken Sie in der Übersicht am rechten Rand auf den Knopf "Bearbeiten" des entsprechenden Eintrags. So gelangen Sie in den Bearbeitungsbereich. Dort klicken Sie unten links auf "Löschen". In einem erscheinenden Dialogfeld werden Sie aufgefordert, den Löschvorgang durch das Drücken des Knopfs "OK" zu bestätigen. Danach wird der Eintrag in der Datenbank gelöscht und ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr verfügbar.

Dateitypen:

Es können verschiedene Dokumente/Dateien im Ablagegefäss "Dokumente" deponiert werden. Es kann sich dabei um Text-, Tabellen- und Bilddateien u.a. handeln. Die am häufigsten verwendeten Dateitypen werden vom System erkannt und mit einem entsprechenden Bild versehen. Die zugehörige Liste wird laufend erweitert.
Dateitypen, die nicht erkannt werden, erhalten vom System ein Bild mit einem Fragezeichen, können aber – unter der Voraussetzung, dass auf dem lokalen Computer die erforderlichen Programme installiert sind – uneingeschränkt genutzt werden.

Zusammenfassen mehrerer Dokumente:

Im Prinzip kann auf SAOS.ch pro Eintrag nur ein Dokument erfasst werden. Es besteht aber die Möglichkeit, dass man mehrere Dateien "zippt" und die daraus entstandene Zip-Datei anschliessend einem Eintrag zuordnet. Das Zip-Format ist ein Datencontainer, in den mehrere Dateien nach verschiedenen Methoden komprimiert oder direkt gespeichert werden können. Es ermöglicht daher, mehrere Dateien in einer Archivdatei zu speichern.

Darstellung:

Um das Auffinden einzelner Einträge zu erleichtern, können AdministratorInnen eine Ablagestruktur auf zwei Hierarchieebenen erstellen, welche auf die Bedürfnisse des Schulteams abgestimmt ist. Die verschiedenen Ebenen und Unterebenen entsprechen im Prinzip einer Ordnerstruktur, wie sie von der Arbeit mit herkömmlichen Computersystemen bekannt ist.
Die verschiedenen definierten Ordner haben in der Übersicht jeweils zuoberst einen Balken, auf welchem links ein Dreieck zu sehen ist. Damit lassen sich Ordner entweder öffnen oder schliessen. Zeigt ein Dreieck nach unten, ist der Ordner geöffnet, zeigt es nach rechts, ist der Ordner geschlossen und sein Inhalt nicht sichtbar.

Sortierung:

Um zu definieren, in welcher Reihenfolge die Einträge innerhalb eines Ordners angezeigt werden sollen, wählt man bei der Erstellung eines Eintrags die entsprechende Zahl in der Dropdown-Liste "Sortierung". Ein Eintrag mit niedriger Zahl wird weiter oben, einer mit höherer Zahl weiter unten angezeigt. In der Übersicht ist die Sortierungszahl jedes einzelnen Eintrags jeweils schnell zu erkennen.

Download eines Dokuments:

Wenn Sie ein Dokument eines bestehenden Eintrags auf Ihren Computer herunterladen wollen, gehen Sie wie folgt vor: In der Übersicht finden Sie zu jedem einzelnen Eintrag die Rubrik "Download". Dies gibt Auskunft darüber, wie viel Speicherplatz die Datei benötigt und enthält ein Diskettensymbol mit einem Pfeil. Auf dieses Symbol klicken Sie nun, worauf sich in der Regel ein Dialogfeld öffnet, in welchem Sie aussuchen können, ob Sie das Dokument direkt öffnen oder zuerst auf Ihrer Festplatte speichern möchten. Dieses zuletzt beschriebene Verhalten ist browserabhängig und kann dementsprechend unterschiedlich ausgestaltet sein.

Hinweis:


Wichtig ist zu beachten, dass neue Einträge oder Änderungen, die in der Dokumentenablagefunktion vorgenommen werden, immer mit "Speichern" abgeschlossen werden müssen. Ansonsten werden die getätigten Eintragungen nicht gespeichert und gehen verloren.