Übersicht:
Die Funktion "Aussenkontakte" in SAOS.ch erlaubt es, die Kontaktdaten von schulrelevanten Aussenstellen übersichtlich zu erfassen und mit SchülerInnen zu verknüpfen. Zusätzlich lassen sich alle diesbezüglichen Daten einer Klasse in der sogenannten
Notfallliste ausgeben, welche frisch ausgedruckt alle aktuellen Informationen enthält, die in Notfällen von Bedeutung sein könnten: Daten zu ÄrztInnen, ZahnärztInnen, Krankenkassen, Betreuungsangeboten, schulischen und sozialen Diensten.
Zusätzlich können Sie die Kontaktdaten aller Aussenstellen in einem allgemein gebräuchlichen Dateiformat (vCard, Dateiendung: .vcf) exportieren.
In der Übersicht können Sie zudem an jeden einzelnen Aussenkontakt per Mausklick ganz einfach eine E-Mail schicken, indem sich beim Klick auf das @-Symbol ein Formular Ihres E-Mail-Programms öffnet.
Die Einträge in dieser Funktion werden nach Rubriken (vgl. oben) gruppiert und lassen sich in zwei verschiedenen Anzeigemodi (Liste, Kontaktkarten) darstellen.
Eintrag erstellen:
Um einen neuen Aussenkontakte-Eintrag zu erstellen, klicken Sie zuerst auf den
Knopf "Neuer Aussenkontakt" rechts oben. Unter "Bezeichnung" setzen Sie dann einen Titel. Dieser könnte "Krankenkasse Swisana", "Dr. med. Beat Meier" oder ähnlich heissen. Danach tragen Sie unter "Bezeichnung Zusatz" eine nähere Beschreibung ein. Beispiele dafür wären "Filiale Bullikon" oder "Praxis für Pädiatrie". Nun wählen Sie eine passende Kategorie in der
Dropdown-Liste. Grundsätzlich wird jeder Eintrag auf "aktiv" gesetzt – wenn dies nicht Ihren Bedürfnissen entspricht, können Sie es manuell ändern. Im Anschluss tragen Sie – falls vorhanden – die Adresse, die Postleitzahl, den Ort, die Telefonnummer, die E-Mail- und die Internet-Adresse ein. Im Feld "Bemerkungen" ergänzen Sie den Eintrag allenfalls noch (z.B. Öffnungszeiten) und klicken zum Abschliessen auf den
Knopf "Speichern".
Eintrag löschen:
Wenn Sie einen Aussenkontakte-Eintrag löschen möchten, begeben Sie sich in die Detailansicht, klicken auf den
Knopf "Bearbeiten" und danach unten links auf "Löschen". In einem erscheinenden
Dialogfeld werden Sie aufgefordert, den Löschvorgang durch das Drücken des
Knopfs "OK" zu bestätigen. Danach wird der Eintrag in der Datenbank gelöscht und ist – anders als im Falle von inaktiven Einträgen – ab diesem Zeitpunkt nicht mehr verfügbar.
Detailansicht:
Wenn Sie in der Übersicht auf einen einzelnen Eintrag klicken, gelangen Sie in die Detailansicht. Hier erhalten Sie einen Überblick über den Inhalt des Eintrags.
Um den Eintrag zu ändern, klicken Sie auf den
Knopf "Bearbeiten". Damit die Änderungen wirksam werden, müssen Sie am Ende den
Knopf "Speichern" anklicken. Wenn Sie ohne Änderungen vorzunehmen wieder zur Übersicht zurückkehren wollen, klicken Sie auf "Zur Übersicht".
Status "aktiv"/"inaktiv":
Jeder Aussenkontakte-Eintrag in SAOS.ch weist entweder den Status "aktiv" oder "inaktiv" auf. Ein aktiver Status bedeutet, dass die entsprechenden Einträge standardmässig angezeigt werden.
Inaktive – zum Beispiel veraltete – Einträge sind nur noch einsehbar, wenn man in der Darstellung den Filter auf "Inaktive anzeigen" einstellt.
Darstellung:
In der Übersicht kann die Darstellung mittels Filterung oder Ansichtseinstellung verändert werden. Mit der
Dropdown-Liste "Filter" rechts oben stellen Sie ein, ob die aktiven oder die inaktiven Einträge angezeigt werden.
Mit Hilfe der
Dropdown-Liste "Ansicht" entscheiden Sie, ob die Einträge in Listenform oder als Kontaktkarten angezeigt werden sollen.
Download einer vCard:
Wenn Sie Kontaktdaten von Aussenstellen zum Beispiel auch privat verwenden wollen, besteht in SAOS.ch die Möglichkeit, diese aus dem System zu exportieren und über die Form von Dateien, sogenannten vCards, wiederum in privat genutzte Mailprogramme (z.B. Outlook, Apple Mail) zu übertragen.
Um eine vCard herunterzuladen, klicken Sie entweder in der Listenansicht auf das Downloadsymbol rechts auf dem grauen Balken des gewünschten Kontakts, oder Sie tun dies in der Ansicht der Kontaktkarten (vgl. Darstellung) jeweils rechts oben in jedem Feld. Es öffnet sich in der Regel ein
Dialogfeld, in welchem Sie aussuchen können, ob Sie die Kontaktdatei direkt öffnen oder zuerst auf Ihrer
Festplatte speichern möchten. Dieses zuletzt beschriebene Verhalten ist
browserabhängig und kann dementsprechend unterschiedlich ausgestaltet sein.
Hinweis:
Wichtig ist zu beachten, dass neue Einträge oder Änderungen, die in der Funktion "Aussenkontakte" vorgenommen werden, immer mit "Speichern" abgeschlossen werden müssen. Ansonsten werden die getätigten Eintragungen nicht gespeichert und gehen verloren.
