Administration - Logins

Übersicht:

Über die Funktion "Logins" werden in SAOS.ch Personenzugänge für den Eintritt in das System erstellt. Jede Person also, die einen Zugang zu SAOS.ch wünscht, muss hier erfasst werden.
"Logins" bietet eine Übersicht über alle erfassten BenutzerInnen der Schule und die Möglichkeit, deren Zugangsdaten zu verändern oder zu ergänzen. Zudem werden allen BenutzerInnen im Rahmen dieser Funktion bestimmte Rollen zugeordnet, welche auf der einen Seite Zugriffsrechte beinhalten und auf der anderen Seite Lehrpersonen ohne administrativen Auftrag im Zusammenhang mit SAOS.ch auch entlasten. Weiter wird hier die Zuordnung der BenutzerIn zu einer oder mehreren Schulen vorgenommen, an der/denen sie unterrichtet.
In der Übersicht werden die wichtigsten Personendaten zusammengefasst angezeigt; ein Knopf ermöglicht den direkten Zugang zum Bearbeitungsbereich.

Login erstellen:

Um einen neuen Eintrag zu erstellen, klicken Sie in der Übersicht auf den Knopf "Neues Login" rechts oben. Zuerst erfassen Sie die notwendigen Logindaten der BenutzerIn. Dazu gehören Angaben zu Vorname, Nachname, BenutzerInnenname, Passwort, E-Mail und die Angabe, ob das Login bereits "aktiv" sein soll. Wenn Sie diese Angaben erfasst haben, klicken Sie auf "Zwischenspeichern", um die weiteren Einstellungen vorzunehmen.
Zusätzliche BenutzerInnendaten werden in der entsprechenden Funktion im Verwaltungsbereich verändert. Das konkrete Vorgehen wurde hier bereits beschrieben (vgl. "Hinweise" unten).
Unter dem Punkt "Erweiterte Einstellungen" weiter unten findet man die Import-ID (ID = Identifikationsnummer) des Datensatzes. Diese Kennzahl wird für den initialen Import der Daten benötigt. Sie erlaubt, einen Datensatz im System (z.B. einer SchülerIn) dem entsprechenden aus den Importdaten zuzuordnen. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn bei Importproblemen die verschiedenen Datensätze verglichen werden müssen.
Die Import-ID kann, muss aber in der Regel nicht verändert werden. Bei Mutationen dieses Kennwerts ist mit Vorsicht vorzugehen.
Das Vorgehen bei der Zuordnung von Rollen und Schulen wird weiter unten in je eigenen Abschnitten beschrieben.

Login bearbeiten:

Um einen Datensatz zu verändern, klicken Sie in der Übersicht zuerst auf den Knopf "Bearbeiten" am rechten Rand. Nun können die Logindaten mutiert werden. Die BenutzerInnendaten sind nur im Administrationsbereich editierbar (vgl. "Hinweise" unten).
Im Bearbeitungsmodus werden unter anderem Änderungen in den Bereichen "Zuordnung Rollen" und "Zuordnung Schulen" vorgenommen. Details dazu entnehme man den entsprechenden Abschnitten weiter unten.
Zum Abschliessen jedes Mutationsvorgangs klicken Sie auf den Knopf "Speichern" unten rechts.

Detailansicht:

Wenn Sie in der Übersicht auf einen einzelnen Eintrag klicken, gelangen Sie in die Detailansicht. Hier erhalten Sie einen Überblick über den Inhalt des Eintrags.
Um den Eintrag zu ändern, klicken Sie auf den Knopf "Bearbeiten" oben rechts und nehmen Ihre Änderungen vor. Damit die Änderungen wirksam werden, müssen Sie am Ende auf "Speichern" klicken.
Mit der Dropdown-Liste "Auswahl" können Sie zwischen einzelnen BenutzerInnen hin und her wechseln. Wenn Sie ohne Änderungen vorzunehmen wieder zur Übersicht zurückkehren wollen, klicken Sie auf "Zur Listenansicht".

Rollen zuordnen:

Bevor Sie einem Login bestimmte Rollen zuordnen, konsultieren Sie bitte unter "Rollen" die dort beschriebenen Grundsätze.
Um ein Login (BenutzerIn) einer Rolle zuzuordnen, klicken Sie in der Übersicht auf den Knopf "Bearbeiten" am rechten Rand. Auf diese Weise gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus. Im zweituntersten Bereich finden Sie hier die Zuordnung der Rollen.
Um eine neue Rollenzuordnung vorzunehmen, klicken Sie zuerst auf "Neue Zuordnung". Danach wählen Sie in der Dropdown-Liste ganz links die Rolle, die Sie dem aktuellen Login (BenutzerIn) zuordnen möchten. Zur Verfügung stehen alle Rollen, welche die Schule in der Funktion "Rollen" selbst definiert hat. Dann legen Sie fest, für welchen Zeitraum die Zuordnung gelten soll. Dies tun Sie, indem Sie das Start- ("Von:") und das Endsemester ("Bis:") wählen oder indem Sie im Datumsmodus einen Start- ("Von:") und einen Endtermin ("Bis:") definieren. Damit die gemachten Angaben wirksam werden, müssen Sie am Ende den Knopf "Speichern" anklicken.
Wenn Sie eine bestehende Zuordnung zu bearbeiten wünschen, klicken Sie ganz rechts aussen in der entsprechenden Zeile auf "Bearbeiten". Dann nehmen Sie die Änderungen vor und klicken zum Abschliessen auf "Speichern".
Zum Löschen einer Zuordnung klicken Sie rechts aussen in der entsprechenden Zeile auf "Löschen". In einem erscheinenden Dialogfeld werden Sie aufgefordert, den Löschvorgang durch das Drücken des Knopfs "OK" zu bestätigen. Danach wird die Zuordnung gelöscht und ist nicht mehr verfügbar.
Es ist grundsätzlich notwendig, dass Sie sich nach jeder Änderung, welche sie in diesem Bereich vollzogen haben, aus dem System ausloggen und anschliessend wieder einloggen. Er so werden die getätigten Änderungen wirksam.

Schulen zuordnen:

Um ein Login (BenutzerIn) einer Schule zuzuordnen, klicken Sie in der Übersicht auf den Knopf "Bearbeiten" am rechten Rand. Auf diese Weise gelangen Sie in die Detailansicht. Im untersten Bereich finden Sie hier die Zuordnung der Schulen.
Um eine neue Schulzuordnung vorzunehmen, klicken Sie zuerst auf "Neue Zuordnung". Danach wählen Sie in der Dropdown-Liste ganz links die Schule, die Sie dem aktuellen Login (BenutzerIn) zuordnen möchten. Zur Verfügung stehen alle Schulen, welche die Gemeinde in SAOS.ch erfasst hat. Anschliessend definieren Sie über das Aktivieren der Checkbox, wenn es sich um eine Funktion als Schulleitung handelt. Dann legen Sie fest, für welchen Zeitraum die Zuordnung gelten soll. Dies tun Sie, indem Sie das Start- ("Von:") und das Endsemester ("Bis:") wählen oder indem Sie im Datumsmodus einen Start- ("Von:") und einen Endtermin ("Bis:") definieren. Damit die gemachten Angaben wirksam werden, müssen Sie am Ende den Knopf "Speichern" anklicken.
Wenn Sie eine bestehende Zuordnung zu bearbeiten wünschen, klicken Sie ganz rechts aussen in der entsprechenden Zeile auf "Bearbeiten". Dann nehmen Sie die Änderungen vor und klicken zum Abschliessen auf "Speichern".
Zum Löschen einer Zuordnung klicken Sie rechts aussen in der entsprechenden Zeile auf "Löschen". In einem erscheinenden Dialogfeld werden Sie aufgefordert, den Löschvorgang durch das Drücken des Knopfs "OK" zu bestätigen. Danach wird die Zuordnung gelöscht und ist nicht mehr verfügbar.

Darstellung:

In der Übersicht kann die Darstellung mittels Sortierung oder Filterung verändert werden. Bezüglich Sortierung steht rechts oben eine entsprechende Dropdown-Liste mit den Optionen "Nach Nachname" oder "Nach BenutzerInnenname" zur Verfügung. In der Folge werden die Einträge neu angeordnet.
Mit der Dropdown-Liste "Filter" bieten sich folgende Einstellungsmöglichkeiten zur Auswahl an: "Nur ausgewählte Schuleinheit und ausgewähltes Semester", "Nur ausgewählte Schuleinheit, alle Semester", "Alle Schuleinheiten, aktuelles Semester" und "Alles anzeigen".
In der Detailansicht kann mittels Dropdown-Liste oben rechts zwischen allen erfassten Logins hin und her gewechselt werden.

Hinweise:


Bevor BenutzerInnendaten im Verwaltungsbereich von SAOS.ch mutiert werden können, muss für die gewünschte Person im Administrationsbereich zwingend ein Login erstellt werden. Neue BenutzerInnen können im Verwaltungsbereich also nicht direkt erfasst werden. Nach dem erstmaligen Erfassen in der Funktion "Logins" ist es dann aber möglich, gewisse Angaben unter "BenutzerInnen" zu ergänzen oder zu verändern.
Wenn eine Person unter "BenutzerInnen" nicht angezeigt wird, nachdem man ihr ein Login erstellt hat, kann dies daran liegen, dass man sie noch nicht derjenigen Schule zugeordnet hat, in welcher man sich gerade befindet. Sobald dies geschehen ist, erscheint die gewünschte Person in der Liste der BenutzerInnen.
Wichtig ist zu beachten, dass die Schule grundsätzlich selbst definiert, welche Personen das Recht haben, die Administrationsfunktionen zu verwenden. SAOS.ch empfiehlt aus Gründen der Einfachheit, diese Funktionen nur denjenigen Personen anzuzeigen, welche sie tatsächlich benötigen. In den Zugängen der meisten Lehrpersonen wird der Verwaltungs- und Administrationsbereich dementsprechend ausgeblendet und kann nicht angewendet werden.