SAOS

Übersicht:

Die Journalfunktion dient dem Festhalten von schülerInnenspezifischen Notizen im Schuljahresverlauf. Diese Notizen können kategorisiert werden, was eine Sortierung ermöglicht und ein schnelles Wiederfinden von Informationen erleichtert.
Wichtig ist bei dieser Funktion, dass Einträge der gesamten Klasse angezeigt werden. Um alle Journaleinträge einer einzelnen SchülerIn anzuzeigen, wählen Sie den Weg über die Klassenliste.

Journalübersicht:

In der Journalübersicht werden alle Journaleinträge der aktuell gewählten Klasse angezeigt. Sie werden nach Monaten gruppiert, wobei der laufende Monat zuoberst dargestellt wird. Diese "Monatsbalken" werden standardmässig geöffnet angezeigt, können jedoch durch Anklicken des Dreiecks ganz links individuell geschlossen werden.
Jeder einzelne Eintrag wird hier zusammengefasst ebenfalls in einem Balken dargestellt. Ganz links findet sich das Datum des Eintrags, dann folgt der Name der betreffenden SchülerIn und noch weiter rechts stehen die Beschreibung des Eintrags sowie der Name der eintragenden Person. Ganz rechts auf dem Balken befindet sich die Markierung "erledigt" (grünes Quadrat), "noch nicht erledigt" (roter Kreis) oder "Erinnerung" (blauer Kreis mit Ausrufezeichen).

Detailansicht:

Wenn Sie in der Journalübersicht auf einen einzelnen Eintrag klicken, gelangen Sie in die Detailansicht. Hier erhalten Sie einen Überblick über den Inhalt des Eintrags. Um in die Detailansicht zu gelangen, klicken Sie auf das Dreieck, welches jeweils ganz links im entsprechenden Balken zu sehen ist. Damit lassen sich die Daten entweder anzeigen oder auch wieder ausblenden. Zeigt ein Dreieck nach unten, sind die Daten sichtbar, zeigt es nach rechts, werden sie ausgeblendet.
Um den Eintrag zu ändern, klicken Sie auf den Knopf "Bearbeiten" und nehmen Ihre Änderungen vor. Dabei stehen jene Felder zur Auswahl, welche die Schule für die betreffende Kategorie des Eintragsformulars definiert hat. Die AdministratorIn der Schule kann diese jederzeit anpassen und verändern. Damit die Änderungen wirksam werden, müssen Sie am Ende den Knopf "Speichern" anklicken. Wenn Sie ohne Änderungen vorzunehmen wieder zur Übersicht zurückkehren wollen, klicken Sie auf "Zur Übersicht".

Journaleintrag erstellen:

Um einen neuen Journaleintrag zu erstellen, stehen Ihnen zwei verschiedene Wege zur Verfügung. Einerseits können Sie dies in der Dossieransicht tun, indem Sie dort auf das entsprechende Symbol klicken. Näheres dazu erfahren Sie hier.
Andererseits können Sie auch in der Journalübersicht einen neuen Eintrag erstellen, indem Sie dort rechts oben auf den Knopf "Neuer Journaleintrag" klicken. So gelangen Sie in einen Bereich, in welchem Sie Schritt für Schritt einen neuen Eintrag erstellen. Zuerst wählen Sie die gewünschte SchülerIn aus der Liste in der entsprechenden Dropdown-Liste. Danach bestimmen Sie die Kategorie des Journaleintrags. Dies tun Sie wiederum mittels Dropdown-Liste. Dann klicken Sie auf "Weiter".
Das nun folgende Eingabeformular kann je nach gewählter Kategorie und Schule etwas anders gestaltet sein. Der Grund dafür ist, dass die Struktur jeder Journalkategorie von einer Schule gemäss den eigenen Bedürfnissen aufgebaut werden kann. Dazu stehen verschiedene Elemente zur Verfügung, die zu einem gewünschten Journalformular einer bestimmten Kategorie kombiniert werden können. Diese Elemente werden hier nun einzeln, ohne miteinander im Zusammenhang zu stehen, beschrieben:

Art des Journaleintrags
Ein Eintrag in SAOS.ch kann entweder als "allgemein" oder als "privat" kategorisiert werden. Für die allgemeinen Einträge definiert die AdministratorIn der Schule, bis zu welcher Berechtigungsstufe ein Eintrag jeweils noch angezeigt wird sowie erstellt und bearbeitet werden kann. Wenn Sie einen Eintrag als "privat" kategorisieren, wird dieser auf jedem Fall nur Ihnen selbst angezeigt.

Beschreibung
Dieses Feld enthält den Titel des Eintrags und ist entweder bereits durch die AdministratorIn der Schule gesetzt worden (z.B. Kategorie "Absenzen" mit der Beschreibung "Zu spät gekommen") oder wird beim Erstellen des Eintrags individuell verfasst. Im ersten Fall ist das Feld bereits mit dem schulspezifischen Standardtext gefüllt, kann aber noch verändert oder ergänzt werden. Im zweiten Fall ist das Feld leer und muss von der BenutzerIn selbst gefüllt werden.

Datum
Zu jedem Eintrag wird ein Datum eingetragen. Standardmässig steht im Datumfeld jeweils das aktuelle Datum, dieses kann bei Bedarf aber manuell geändert werden, falls sich ein Eintrag auf die Vergangenheit oder auf die Zukunft bezieht. Dazu klicken Sie auf das Kalendersymbol rechts vom Datumfeld. Es erscheint eine Kalenderansicht, in welcher Sie das gewünschte Datum anklicken. Dieses wird in der Folge in das Datumfeld geschrieben.

Text
In das Textfeld schreiben Sie den eigentlichen Inhalt des Eintrags. Wie im Falle der Beschreibung kann die AdministratorIn der Schule auch hier einen schulspezifischen Standardtext setzen, welcher dann jeweils bereits im Textfeld steht. Dieser Text kann verändert oder ergänzt werden. Wenn kein Standardtext gesetzt wurde, finden Sie ein leeres Feld vor, in dem Sie den gewünschten Text verfassen.

"Erledigt"
Das Element "Erledigt" dient dazu, Einträge mittels Checkbox als "noch nicht erledigt" oder eben "erledigt" zu markieren. Dies ist zum Beispiel dann von Interesse, wenn der Eintrag ein bestimmtes, im Voraus definiertes Vorgehen nach sich zieht. Die Klassifizierung als "noch nicht erledigt" oder "erledigt" wird in vielen Bereichen von SAOS.ch (z.B. Startseite) mit einem roten Kreis beziehungsweise einem grünen Quadrat angezeigt.

Beurteilungsskala
Die Beurteilungsskala erlaubt es Ihnen, einen Eintrag auf einer Skala mit vier Stufen einzuordnen. Auf diese Weise wird der Eintrag zusätzlich bewertet, und die vorgenommene Bewertung kann bei der Sichtung der Einträge visuell rasch erfasst werden. Wenn das Element der Beurteilungsskala mit den Elementen "Beobachtung zu Lern- und Arbeitsverhalten" oder "Beobachtung zu Sozialverhalten" kombiniert wird, ergeben sich weitere Einsatzmöglichkeiten dieser Skala. Zu Details hierzu konsultieren Sie bitte die Beschreibungstexte zu den beiden Beobachtungselementen weiter unten.

Absenzen erfassen
Im Zusammenhang mit Absenzen können Sie erfassen, wie viele Halbtage eine SchülerIn gefehlt hat. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Art der Absenz zu klassifizieren, der Absenz also eine Kategorie zuzuordnen. Es stehen die Kategorien "unentschuldigt" oder "entschuldigt" sowie "Jokertag" oder "Schnuppertag" zu Verfügung. Diese Kategorien tauchen dann auch auf dem Zeugnisbeiblatt auf, welches optional ausgedruckt werden kann (vgl. Zeugnisfunktion (SchülerInnenebene)).

Erinnerung
Mit dem Element der Erinnerung legt man fest, ob und wann man an den Inhalt eines Eintrags erinnert werden soll. Dies geschieht mittels einer entsprechenden Anzeige auf der Startseite im Feld "Journal" und wird mit einem Ausrufezeichen in einem blauen Kreis gekennzeichnet. Die Erinnerung wird zudem – falls dies in den persönlichen Einstellungen so eingestellt wurde – per E-Mail zugestellt.
Bezüglich des Eintragevorgangs des Termins funktioniert dieses Element gleich wie dasjenige des Datums. Wenn der Termin gesetzt ist, wählen Sie mittels Dropdown-Liste, wann Sie benachrichtigt werden wollen (z.B. "1 Tag vor dem Erinnerungsdatum bis zum Journaldatum"). Dass es sich bei den Wahlmöglichkeiten hier um Zeitspannen und nicht um Zeitpunkte handelt, hat damit zu tun, dass die Erinnerung während dieser Zeit auf der Startseite angezeigt wird. Eine allfällige E-Mail (vgl. oben) wird zu Beginn dieser Zeitspanne abgesetzt. Nach dem Eintragen der Erinnerung ist im Eintrag festgehalten, an wen die Erinnerungsnachricht verschickt beziehungsweise wem sie angezeigt wird. Im Bearbeitungsmodus können Sie die Erinnerung falls nötig wieder entfernen, indem Sie auf das Feld "Erinnerung löschen" klicken. Um den Vorgang wieder rückgängig zu machen, klicken Sie auf das Feld "Erinnerung setzen".
Jede weitere Person, die über die entsprechenden Rechte verfügt, kann sich im Bearbeitungsbereich eines Journaleintrags eine zusätzliche Erinnerung setzen. Also auch in einem Eintrag, der nicht von der betreffenden Person erfasst wurde. Dies tut diese, indem sie den entsprechenden Knopf anklickt. Danach kann man die zusätzliche Erinnerung jederzeit wieder entfernen. Wichtig ist, dass die Datierung für die Erinnerung für alle EmpfängerInnen gleichermassen gilt. Wenn diese abgeändert wird, erhalten alle Personen, die aufgelistet sind, die Erinnerung am geänderten Datum.

Beobachtung zu Lern- und Arbeitsverhalten
Wenn man eine Journalkategorie jeweils dem Beurteilungsbereich "Lern- und Arbeitsverhalten" zuordnen möchte, kommt dieses Element zum Zug. Es steht in Form einer Dropdown-Liste zur Verfügung. Aus diesem wählen Sie die gewünschte Kategorie.
Dieses Element kann mit demjenigen der Beurteilungsskala (vgl. oben) kombiniert werden: Wenn beide vorhanden sind, werden alle in der Beurteilungsskala vorgenommenen Einträge zusammengefasst in der Zeugnisfunktion angezeigt.

Beobachtung zu Sozialverhalten
Wenn man eine Journalkategorie jeweils dem Beurteilungsbereich "Sozialverhalten" zuordnen möchte, kommt dieses Element zum Zug. Es steht in Form einer Dropdown-Liste zur Verfügung. Aus diesem wählen Sie die gewünschte Kategorie.
Dieses Element kann mit demjenigen der Beurteilungsskala (vgl. oben) kombiniert werden: Wenn beide vorhanden sind, werden alle in der Beurteilungsskala vorgenommenen Einträge zusammengefasst in der Zeugnisfunktion angezeigt.

Benachrichtigung
Das Element der Benachrichtigung sorgt dafür, dass bestimmte Personen oder Personengruppen über einen von Ihnen erstellten Journaleintrag informiert werden. In Formularen von Journalkategorien, welche die Möglichkeit einer Benachrichtigung enthalten (ausschliesslich Kategorie "Allgemeiner Journaleintrag"; vgl. oben), wird der gesamte Inhalt des Eintrags standardmässig an die Klassenlehrperson(en) der betreffenden SchülerIn verschickt. Diese kann/können durch das Anklicken des Kreuzes vor dem Namen aber jederzeit aus der EmpfängerInnenliste entfernt werden. Ebenso besteht die Möglichkeit, die Nachricht an zusätzliche Personen des Teams zu versenden. Dies tut man per Dropdown-Liste, indem man auf diese Weis die entsprechenden Teammitglieder auswählt.
Die ausgewählte Empfängergruppe wird mittels einer Anzeige auf der Startseite im Feld "Nachrichten" benachrichtigt. Die Benachrichtigung wird zudem – falls dies in den persönlichen Einstellungen so eingestellt wurde – per E-Mail zugestellt. Benachrichtigungen, welche aus der Journalfunktion heraus verschickt wurden, werden – wie im Falle einer Erinnerung – mit einem Ausrufezeichen in einem blauen Kreis gekennzeichnet.

Dokument-Anhang
Mit diesem Element wird ermöglicht, einem Journaleintrag ein Dokument zuzuordnen (z.B. Foto einer Beschädigung). Vorgegangen wird dabei folgendermassen: Sie klicken auf "Durchsuchen...", worauf sich der Dateibrowser öffnet, mit welchem Sie an die Stelle auf Ihrer Festplatte navigieren, wo die entsprechende Datei liegt. Entweder markieren Sie diese und klicken danach auf den Knopf "Öffnen" oder ie klicken doppelt auf das gewünschte Dokument. Das System hat den Pfad zur entsprechenden Datei nun in das Feld unter "Dokument" geschrieben. Wenn Sie den Journaleintrag fertig ausgefüllt haben, klicken Sie zum Abschliessen auf den Knopf "Speichern" unten rechts. Der Eintrag wird mitsamt einem allfälligen Anhang nun in die Datenbank eingetragen und kann bei Bedarf gelesen, bearbeitet oder gelöscht werden.

Journaleintrag löschen:

Wenn Sie einen Journaleintrag löschen möchten, müssen Sie sich im Bearbeitungsbereich befinden. Hier klicken Sie unten links auf den Knopf "Löschen". In einem erscheinenden Dialogfeld werden Sie aufgefordert, den Löschvorgang durch das Drücken des Knopfs "OK" zu bestätigen. Danach wird der Eintrag in der Datenbank gelöscht und ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr verfügbar.

Kategorien:

Um die Journaleinträge nach Wunsch zu gruppieren, wird jedem Eintrag eine Kategorie zugewiesen. Die von der Schule verwendeten Kategorien werden von der AdministratorIn definiert und bei Bedarf angepasst. Das Eingabeformular für jede Kategorie kann dabei gemäss den Wünschen der Schule strukturiert und mit verschiedenen Elementen ausgestattet werden.
In der Übersicht können die Einträge nach diesen Kategorien gruppiert angezeigt werden. Mehr dazu erfahren Sie unter "Darstellung" weiter unten.

Markierung "erledigt"/"noch nicht erledigt":

Jeder Journaleintrag hat eine Markierung, welche entweder für "noch nicht erledigt" oder für "erledigt" steht. Diese Markierung wird von jeder BenutzerIn selbst gesetzt und erleichtert die rasche diesbezügliche Übersicht über alle Einträge. Die Klassifizierung als "noch nicht erledigt" oder "erledigt" wird in vielen Bereichen von SAOS.ch (z.B. Startseite) mit einem roten Kreis beziehungsweise einem grünen Quadrat angezeigt.

Darstellung:

In der Übersicht kann die Darstellung mittels Filterung oder Sortierung verändert werden. Bezüglich Filterung nach Kategorien steht rechts oben eine entsprechende Dropdown-Liste mit verschiedenen Optionen zur Verfügung. Entsprechend der getroffenen Auswahl werden die Einträge neu angeordnet.
Die Auswahlmöglichkeiten hängen damit zusammen, welche Kategorien die Schule für die Journalfunktion definiert.
Wenn Sie für die Darstellung eine Kategorie wählen, in welcher das Element "Erledigt" enthalten ist, erscheint oben rechts eine neue Dropdown-Liste: Zusätzlich können Sie durch dieses nun festlegen, ob alle, nur die nicht erledigten oder die erledigten Einträge angezeigt werden sollen.
Mit der Dropdown-Liste "Sortierung" stellen Sie ein, ob Sie die Einträge chronologisch oder nach SchülerIn anzeigen lassen wollen.

Hinweis:

Die Struktur jeder Journalkategorie wird von einer Schule gemäss den eigenen Bedürfnissen gestaltet. Dazu stehen verschiedene Elemente zur Verfügung, die zu einem bestimmten Journalformular kombiniert werden können. Dies hat zur Folge, dass diese Funktion von SAOS.ch je nach Schule etwas anders aussehen kann.