Administration - Import

Übersicht:


Die Funktion "Import" dient dazu, vorhandene Klassen-, SchülerInnen- und BenutzerInnendaten aus anderen Systemen zu exportieren und in SAOS.ch zu importieren. Damit wird gegenüber der manuellen Übertragung viel Zeit gespart und es werden Fehler vermieden.
Ein System, das einen Datenexport erlaubt, ist WinSchule. Dabei werden die Daten in eine Excel-Datei geschrieben, welche wieder in SAOS.ch eingelesen wird. Auf diese Weise geschieht die Migration der Daten innert weniger Minuten.
Bei einem erneuten Import mit teilweise mutierten Daten erkennt SAOS.ch die geänderten Daten und passt diese im System an.

Import durchführen:

Hier geht man davon aus, dass der Export in eine Excel-Datei bereits stattgefunden hat. Die Schritte, welche daraufhin folgen, sind:
Um eine vorhandene Datei zu importieren, klicken Sie auf "Durchsuchen..." und navigieren im Dateibrowser auf Ihrer lokalen Festplatte an denjenigen Ort, an dem das gewünschte Excel-Dokument liegt. Dieses markieren Sie und klicken anschliessend auf "Öffnen" (Alternative: Datei doppelklicken). Das System hat den Pfad zur entsprechenden Datei nun in das Feld geschrieben. Dann wählen Sie per Dropdown-Liste das Programm, aus dem die Excel-Datei exportiert wurde. Zurzeit ist dies nur über WinSchule möglich, weitere Programme werden folgen. Jetzt klicken Sie auf "Vorschau laden" und warten einige Sekunden. Die Datei wird zuerst analysiert. Danach wird Ihnen eine Zusammenfassung der analysierten Daten präsentiert. Sie können nun entscheiden, welche Datensätze tatsächlich importiert werden sollen.
Wählen Sie diejenigen SchülerInnendatensätze aus, die importiert oder aktualisiert werden sollen. Schon vorhandene Datensätze (Name, Vorname, Geburtsdatum) werden gelb markiert und können lediglich aktualisiert werden (vgl. z.B. "Logins" unter "Login erstellen" zum verwendeten Prinzip).
Importiert werden alle Stammdaten, die zur Verfügung stehen, nicht nur die angezeigten.
Wählen Sie dann diejenigen Klasseneinheiten aus, die importiert oder aktualisiert werden sollen. Schon vorhandene Datensätze (Klasse, Gruppe vom letzten Import) werden gelb markiert und können lediglich aktualisiert werden.
Die Import-Funktion versucht auch die Zuordnungen von SchülerInnen zu (Stamm-)Klasseneinheiten zu importieren. Wählen Sie die Zeitperiode aus, in der die Zuordnung gültig sein soll.
Wählen Sie zum Schluss diejenigen BenutzerInnendatensätze aus, die importiert oder aktualisiert werden sollen. Schon vorhandene Datensätze werden gelb markiert und können lediglich aktualisiert werden. Für neue Datensätze muss zusätzlich ein BenutzerInnenname und ein Passwort gesetzt werden.
Importiert werden wiederum alle Stammdaten, die zur Verfügung stehen, nicht nur die angezeigten.
Über die Checkbox am Anfang der Zeilen geben Sie an, welche Datensätze importiert oder aktualisiert werden sollen. Wenn Sie die gewünschte Konfiguration erstellt haben, klicken Sie auf den Knopf "Speichern" und die Daten werden importiert.

Hinweise:


Wichtig ist bei der Import-Funktion, dass vor der Durchführung sorgfältig kontrolliert wird, welche Daten modifiziert oder zusätzlich in die Datenbank geschrieben werden sollen. Allenfalls wird es zu Überschreibungen kommen, die – wenn gewünscht – sinnvoll sind, im Falle von Fehlern aber nur mit grossem Aufwand rückgängig gemacht werden können. Gehen Sie also sorgfältig vor, und kontaktieren Sie bei Unsicherheit den Support von SAOS.ch.
Falls Sie während des Importvorgangs automatisch ausgeloggt werden, hat dies zur Folge, dass Sie das ganze Prozedere nochmals von vorn beginnen müssen. Um dies zu verhindern, erhöhen Sie die Zeit, nach welcher es zu einem automatischen Logout kommt. Dies tun Sie unter "Allgemeines" unter "Allgemeine Einstellungen".
Weiter sei darauf hingewiesen, dass SAOS.ch empfiehlt, den Import von Daten wenn möglich in mehreren kleinen Portionen durchzuführen. Damit wird die Gefahr einer Überforderung der Rechenkapazität des Servers verringert. Ausserdem ist der Korrekturaufwand bei allfälligen Importfehlern auf diese Weise kleiner.