Administration - Druckvorlagen

Übersicht:

In der Funktion "Druckvorlagen" des Administrationsbereichs werden Druckvorlagen bereitgestellt, welche im Bereich der Klassen dann mit SchülerInnendaten gefüllt und ausgedruckt werden können. Dabei bestimmt die Schule ganz individuell, welche Druckvorlagen dem schuleigenen Pool beigefügt werden.
Sie können alle Vorlagen einfach Ihren Bedürfnissen anpassen. Eine genaue Anleitung dazu finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Druckvorlage erstellen (der Schulsammlung hinzufügen):

Um einen neuen Eintrag zu erstellen, klicken Sie in der Übersicht auf den Knopf "Neue Druckvorlage" rechts oben. Zuerst setzen Sie für die zu erstellende Vorlage einen Titel. Danach fügen Sie dem Eintrag einen kurzen Beschreibungstext hinzu.
Um zu bestimmen, an welcher Stelle in der Übersicht der neue Eintrag angezeigt werden soll, wählen Sie mittels Dropdown-Liste die gewünschte Position in der Sortierung. Ebenfalls mit einer Auswahl per Dropdown-Liste definieren Sie, auf welcher Ebene die Vorlage zur Anwendung kommen soll.
Um der Sammlung der Schule eine neue Vorlage hinzuzufügen, klicken Sie auf "Durchsuchen..." und navigieren im Dateibrowser auf Ihrer lokalen Festplatte an denjenigen Ort, an dem das gewünschte Template liegt. Dieses markieren Sie und klicken anschliessend auf "Öffnen" (Alternative: Vorlage doppelklicken). Das System hat den Pfad zur entsprechenden Datei nun in das Feld geschrieben. Jetzt klicken Sie auf "Speichern" und das Template wird hochgeladen. Wenn dieser Vorgang beendet ist, wird rechts ein Vorschaubild des Templates angezeigt.
Als letzten Schritt entscheiden Sie, ob die Vorlage bereits "aktiv" sein – im System also ab sofort erscheinen – soll. Dies bestimmen Sie über die Verwendung der entsprechenden Checkbox.
Zum Abschliessen des Erstellungsvorgangs klicken Sie auf den Knopf "Speichern" unten rechts.

Druckvorlage bearbeiten (Ablageeinstellungen verändern):

Um einen Datensatz zu verändern, klicken Sie in der Übersicht zuerst auf den Knopf "Bearbeiten" am rechten Rand einer Eintragszeile. Nun können die Druckvorlagendaten mutiert werden.
Zum Abschliessen jedes Mutationsvorgangs klicken Sie auf den Knopf "Speichern" unten rechts.

Druckvorlage löschen:

Wenn Sie einen Datensatz löschen möchten, klicken Sie in der Übersicht auf den Knopf "Löschen" am rechten Rand einer Eintragszeile. Dann bestätigen Sie mit "OK", dass der Eintrag wirklich entfernt werden soll und dieser wird in der Datenbank gelöscht und ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr verfügbar.

Template herunterladen:

Die Druckvorlagen in SAOS.ch sind in OpenOffice-Dokumenten gespeichert. Diese werden im System als sogenannte Templates (aus dem Englischen, the template ; Vorlage, Maske, Schablone) verwendet. Diese Templates kann man einzeln herunterladen, um sie entweder zu ein einzelnen Bereichen zu verändern oder allenfalls als Grundlage für eine neue Vorlage zu verwenden.
Dazu geht man wie folgt vor: Sie klicken in der Übersicht (ganz rechts) oder in der Bearbeitungsansicht (rechts oben) auf das Symbol mit dem Dokument und dem grünen Pfeil. Danach öffnet sich ein Fenster, das Sie auffordert anzugeben, wo das Template auf Ihrer lokalen Festplatte gespeichert werden soll. Öffnen und bearbeiten können Sie das Dokument nun mit dem Programm "OpenOffice.org", welches Sie hier kostenlos herunterladen.

Template erstellen (Dokument bearbeiten):

SAOS.ch bietet den BenutzerInnen die Möglichkeit, Druckvorlagen selbst herzustellen und den Bedürfnissen der Schule anzupassen. Lehrpersonen oder AdministratorInnen fertigen die Vorlagen nach Bedarf, wobei die Möglichkeiten fast unbegrenzt sind. Die AdministratorIn fügt sie dem System hinzu, so dass die Druckvorlagen allen Benutzenden zur Verfügung stehen.
Grundgedanke
Eine Basispalette an Listen, Tabellen und Zusammenstellungen liefert SAOS.ch auf seiner Website (vgl. "Hinweise"). Man findet sie unter "Downloads". Wichtig zu betonen ist, dass diese Vorlagen heruntergeladen und im Sinne von Ausgangsvorlagen verändert werden können. Man hat also die Möglichkeit, sie als Grundgerüst zu verwenden und entsprechend dem eigenen Geschmack anzupassen.
Druckvorlagen, die von den Schulen als besonders gelungen beurteilt werden, können SAOS.ch über das Kontaktformular zugeschickt werden. Nach einer Sichtung durch unser Team werden sie dann ebenfalls unter "Downloads" zur Verfügung gestellt und können auch von anderen Schulen genutzt werden. So soll der Pool an Vorlagen auf der Website ständig wachsen.
Technisches
Das Prinzip der Druckvorlagen auf SAOS.ch ist einfach: Die Grundlage bildet jeweils ein Text-Dokument der Open-Source-Software "OpenOffice.org". Diese ist frei erhältlich und kann über diesen Link gratis heruntergeladen werden. Darin wird die Vorlage einerseits gestaltet, und andererseits wird bestimmt, an welchen Stellen welche Werte aus der Datenbank (z.B. SchülerInnenname, Schulhausname) ausgewählt und in den Ausdruck geschrieben werden. Es wird also ein bestimmter Wert in der Druckvorlage durch eine Information aus der Datenbank (z.B. SchülerInnenname, Schulhausname) ersetzt.
Innerhalb einer Druckvorlage sieht das dann so aus:
Das folgende Prinzip wird dabei angewendet: Um einmalig eine Information aus der Datenbank zu holen, muss nach dem folgendem Muster eine Anfrage in eckige Klammern geschrieben werden, anstelle welcher im Dokument dann die tatsächlichen Daten erscheinen:
Erweiterte Funktionen
Zusätzlich zum Einfügen einzelner Daten kann SAOS.ch auch ein Set an Daten in eine Druckvorlage übertragen. Dabei wird ein Segment wiederholt, bis alle vorhandenen Inhalte in Dokument hingeschrieben worden sind.
Mit einem einem Beispiel soll dies illustriert werden. In Beispiel 1 werden Namensschilder mit allen Vornamen der SchülerInnen einer Klasse ein ein Dokument eingefüllt:
Wie die ausgefüllten Namensschilder aussehen, erfahren Sie hier.
Eine weitere, etwas komplexere Form der Datenauswahl in Segmenten ist diejenige innerhalb einer Tabelle. Wenn man pro Zeile beispielsweise einen SchülerInnennamen schreiben möchte und die Zeilen zusätzlich abwechslungsweise hell und dunkel gestalten möchte, bedient man sich einer Formatierung, wie sie in Beispiel 2 ersichtlich ist:
Wie die ausgefüllte Klassenliste aussieht, erfahren Sie hier.
Tipps/Problemlösung
Grundsätzlich sind in dieser Dokumentation nicht alle Fälle beschrieben, die mittels Syntax ausgeführt werden können. Wir wollen Sie ermuntern, die auf unserer Website vorhandenen Vorlagen herunterzuladen und zu studieren. Aufgrund von Analogienbildung wird es Ihnen leicht gelingen, eigene Vorlagen mit denselben Befehlen herzustellen. Bei Problemen erreichen Sie uns über das Kontaktformular auf unserer Website. Einzelne konkrete Tipps sind an dieser Stelle zu erwähnen: Die Layout-Formatierung innerhalb eines geschriebenen Codes muss durchgängig identisch sein, sonst erkennt das System den Inhalt des Codes nicht. Die Lösung ist beispielsweise, dass Sie den ganzen geschriebenen Text am Ende markieren, dann fett darstellen und wieder normalisieren. Auf diese Weise sollte der Code am Schluss nur eine Formatierungsart aufweisen.
Die Codelänge stimmt oft nicht mit den Inhalten überein. Ein langer Code kann also eine lediglich kurze Information in den Ausdruck schreiben und umgekehrt. Ein Testen des geschriebenen Codes ist daher wichtig – lassen Sie sich nicht vom Vorlagenlayout verunsichern...
Wenn sie eine Vorlage von SAOS.ch als Basis für eine eigene Bearbeitung verwenden, speichern Sie das Dokument bitte zuerst lokal auf Ihrer Festplatt ab. Wenn Sie es nur öffnen und dann bearbeiten, kann es Probleme mit dem Speichern beziehungsweise mit dem Hochladen Ihrer neuen Druckvorlage geben.
Wenn Sie mit Tabellen arbeiten, empfiehlt es sich, diese bei der Bearbeitung sichtbar zu machen. Die sichtbare Tabelle ist ein hilfreiches Mittel zur Platzierung und Ausrichtung von Elementen (Wörtern, Bildern usw.). Auch in diesem Falle ist ein vorgängiges Speichern auf der lokalen Festplatte notwendig.

Hinweise:


Die Funktion "Druckvorlagen" ist in SAOS.ch an zwei verschiedenen Orten zu finden: Einerseits im Bereich der Klassen und andererseits im Administrationsbereich. Erstere dient der Anwendung – also dem Füllen der Vorlagen mit SchülerInnendaten – mit der zweiten Funktion werden die Vorlagen bereitgestellt und administriert.
Lehrpersonen, die eigene Druckvorlagen kreiert haben und diese dem ganzen Schulteam zur Verfügung stellen wollen, gelangen damit an die AdministratorIn der Schule. Diese kann die Vorlage ins System aufnehmen.

 

Datensätze/Felder


 

SYST

Dieser Datensatz enthält wichtige Daten des Systems. Folgende Datenfelder sind verfügbar:
 
DatumHeute Heutiges Datum nach Systemzeit
ZeitJetzt Aktuelle Zeit nach Systemzeit
Username BenutzerInnenname der aktuell eingeloggten BenutzerIn
UserVorname Vorname der aktuell eingeloggten BenutzerIn
UserNachname Nachname der aktuell eingeloggten BenutzerIn
UserFoto Foto der aktuell eingeloggten BenutzerIn
Schulname Name der ausgewählten Schuleinheit
SchulAdresse Adresse der ausgewählten Schuleinheit
SchulPlz Postleitzahl der Adresse der ausgewählten Schuleinheit
SchulOrt Ort der ausgewählten Schuleinheit
SchulTelefon Telefonnummer der ausgewählten Schuleinheit
SchulEmail E-Mail der ausgewählten Schuleinheit
SchulLogo Logo der ausgewählten Schuleinheit
Schuljahr Aktuell ausgewähltes Schuljahr
Semester Aktuell ausgewähltes Semester
SemesterNr Nummer des akutell ausgewählten Semesters (1./2.)
Anzahl Anzahl der ausgewählten Elemente (z.B. SchülerInnen)
AnzahlTotal Total Anzahl aller ausgewählten Elemente (z.B. SchülerInnen: Mädchen und Knaben)
InstName Bezeichnung der SAOS-Installation (z.b. demogemeinde)

 

EING

Dieser Spezial-Datensatz lässt bis zu drei freie Eingabefelder zu. Folgende Datenfelder sind verfügbar:
 
Feld_1 Frei verfügbares, einzeiliges Textfeld (z.B. für Überschriften)
Feld_2 Frei verfügbares, einzeiliges Textfeld (z.B. für Überschriften)
Feld_3 Frei verfügbares, einzeiliges Textfeld (z.B. für Überschriften)
GrossFeld_1 Frei verfügbares, mehrzeiliges Textfeld (z.B. für Inhalt von Serienbriefen)
GrossFeld_2 Frei verfügbares, mehrzeiliges Textfeld (z.B. für Inhalt von Serienbriefen)
GrossFeld_3 Frei verfügbares, mehrzeiliges Textfeld (z.B. für Inhalt von Serienbriefen)

 

SCHU

Der SchülerInnen-Datensatz enthält alle wichtigen SchülerInnen-Daten. Dieser Datensatz kann in Serien auch über Sub-Gruppen ausgelesen werden (MAED=Mädchen, KNAB=Knaben). Folgende Datenfelder sind verfügbar:
 
Nachname Nachname einer SchülerIn
Vorname Vorname einer SchülerIn
Geburtsdatum Geburtsdatum einer SchülerIn
Geschlecht Geschlecht einer SchülerIn
Heimatort Heimatort einer SchülerIn
Konfession Konfession einer SchülerIn
Muttersprache Muttersprache einer SchülerIn
Ahvnummer AHV-Nummer einer SchülerIn
Stammklasse Aktuelle Stammklasse einer SchülerIn
SchuelerFoto Foto einer SchülerIn
SchuelerEmail E-Mail-Adresse einer SchülerIn
SchuelerTelMobil Mobiltelefonnummer einer SchülerIn
SchuelerTelPrivat Private Telefonnummer einer SchülerIn
SchuelerAdresse Wohnadresse einer SchülerIn
SchuelerPlz Postleitzahl der Wohnadresse einer SchülerIn
SchuelerOrt Wohnort einer SchülerIn
Arzt Bezeichnung des ärztlichen Aussenkontakts einer SchülerIn
Zahnarzt Bezeichnung des zahnärztlichen Aussenkontakts einer SchülerIn
Krankenkasse Bezeichnung des Krankenkassen-Aussenkontakts einer SchülerIn
HortTagesmutter Bezeichnung des Hort/Tagesmutter-Aussenkontakts einer SchülerIn
SchulischerDienst Bezeichnung des schuldienstlichen Aussenkontakts einer SchülerIn
SchulischerDienst2 Bezeichnung des schuldienstlichen Aussenkontakts einer SchülerIn Nr.2
SchulischerDienst3 Bezeichnung des schuldienstlichen Aussenkontakts einer SchülerIn Nr.3
SozialerDienst Bezeichnung des sozialdienstlichen Aussenkontakts einer SchülerIn
SozialerDienst2 Bezeichnung des sozialdienstlichen Aussenkontakts einer SchülerIn Nr.2
SozialerDienst3 Bezeichnung des sozialdienstlichen Aussenkontakts einer SchülerIn Nr.3
Krankheiten Krankheiten einer SchülerIn
Geschwister Geschwister einer SchülerIn
Freitext Freitext zu einer SchülerIn
ExterneID ID externer Verwaltungen
KontaktKAnrede Anrede der als Korrespondenz-Adresse definierten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
KontaktKNachname Nachname der als Korrespondenz-Adresse definierten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
KontaktKVorname Vorname der als Korrespondenz-Adresse definierten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
KontaktKAdresse Adresse der als Korrespondenz-Adresse definierten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
KontaktKPlz Postleitzahl der als Korrespondenz-Adresse definierten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
KontaktKOrt Ort der als Korrespondenz-Adresse definierten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
KontaktKTelPrivat Private Telefonnummer der als Korrespondenz-Adresse definierten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
KontaktKTelErreichbar Als erreichbar bezeichnete Telefonnummer der als Korrespondenz-Adresse definierten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
KontaktKEmail E-Mail-Adresse der als Korrespondenz-Adresse definierten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
Kontakt1Anrede Anrede der ersten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
Kontakt1Nachname Nachname der ersten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
Kontakt1Vorname Vorname der ersten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
Kontakt1Adresse Adresse der ersten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
Kontakt1Plz Postleitzahl der ersten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
Kontakt1Ort Ort der ersten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
Kontakt1TelPrivat Private Telefonnummer der ersten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
Kontakt1TelErreichbar Als erreichbar bezeichnete Telefonnummer der ersten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
Kontakt1Email E-Mail-Adresse der ersten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
Kontakt2Anrede Anrede der zweiten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
Kontakt2Nachname Nachname der zweiten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
Kontakt2Vorname Vorname der zweiten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
Kontakt2Adresse Adresse der zweiten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
Kontakt2Plz Postleitzahl der zweiten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
Kontakt2Ort Ort der zweiten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
Kontakt2TelPrivat Private Telefonnummer der zweiten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
Kontakt2TelErreichbar Als erreichbar bezeichnete Telefonnummer der zweiten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
Kontakt2Email E-Mail-Adresse der zweiten Kontakt-Adresse einer SchülerIn
KontaktBenutzername Elternzugang Benutzername
KontaktPasswort Elternzugang Passwort (ist nur gülgtig, wenn nicht schon von den Kontaktpersonen geändert)

 

LEHR

Der Lehrpersonen-Datensatz enthält die wichtigsten Daten von Lehrpersonen. Folgende Datenfelder sind verfügbar:
 
Vorname Vorname einer Lehrperson
Nachname Nachname einer Lehrperson
Adresse Adresse einer Lehrperson
BenutzerFoto Foto einer Lehrperson
Plz Postleitzahl der Adresse einer Lehrperson
Ort Ort der Adresse einer Lehrperson
TelPrivat Private Telefonnummer einer Lehrperson
TelErreichbar Als erreichbar bezeichnete Telefonnummer einer Lehrperson
Email E-Mail-Adresse einer Lehrperson
Geburtsdatum Geburtsdatum einer Lehrperson
Ahvnummer AHV-Nummer einer Lehrperson
Heimatort Heimatort einer Lehrperson
Zivilstand Zivilstand einer Lehrperson
DatumEintritt Eintrittsdatum einer Lehrperson
DatumAustritt Austrittsdatum einer Lehrperson

 

KLAS

Der Klassen-Datensatz enthält die wichtigsten Daten von Klassen. Folgendes Datenfeld ist verfügbar:
 
Bezeichnung Klassenbezeichnung
Kuerzel Klassenkürzel (z.B. A2b)
AnzSchueler Anzahl SchülerInnen der Klasse
KlassenLehrperson Zugeordnete Klassenlehrperson